Fluxo de Cadastro de Cliente

Este fluxo descreve os passos desde a solicitação inicial até a finalização do cadastro de um novo cliente.

Partes Envolvidas:

• Cliente: A pessoa ou empresa que deseja se cadastrar.
• Comercial/Vendas: A equipe que inicia o contato e faz a ponte com o cliente.
• Cadastro/Operações: O setor responsável por receber, analisar, inserir e validar os dados no sistema.
• Crédito (se aplicável): O setor que avalia o risco financeiro do cliente.
• Compliance/Jurídico (se aplicável): O setor que verifica a conformidade com leis e regulamentos.

Etapas:

1. Início – Solicitação de Cadastro pelo Cliente
   1. Ação: O cliente manifesta interesse em se cadastrar. Isso pode ser via site, contato com o time de vendas, ou indicação.
   1. Responsável: Cliente / Comercial/Vendas.
   1. Detalhes: O time de Vendas, se for o caso, coleta informações básicas para dar andamento, como nome/razão social e contato principal.
2. Envio de Formulário e Documentação Necessária
   1. Ação: A equipe Comercial/Vendas (ou um sistema automatizado) envia ao cliente o formulário de cadastro e a lista de documentos exigidos.
   1. Responsável: Comercial/Vendas.
   1. Detalhes: O formulário deve ser padronizado e a lista de documentos (RG, CPF/CNPJ, comprovante de endereço, contrato social, etc.) deve ser clara e completa.
3. Recebimento e Pré-Análise (Conferência de Documentos)
   1. Ação: O setor de Cadastro/Operações recebe o formulário preenchido e os documentos. Eles fazem uma primeira conferência para garantir que tudo está completo, legível e nos formatos corretos.
   1. Responsável: Cadastro/Operações.
   1. Detalhes: Se houver alguma pendência (documento faltando, ilegível), o processo é pausado e a solicitação de correção/complementação é enviada de volta ao cliente (via Comercial/Vendas ou diretamente).
4. Análise de Dados e Inserção no Sistema
   1. Ação:
      1. Cadastro/Operações insere todos os dados do cliente no sistema (CRM, ERP ou sistema de cadastro).
      1. São feitas verificações básicas de dados cadastrais (ex: validação de CNPJ/CPF na Receita Federal).
   1. Responsável: Cadastro/Operações.
   1. Detalhes: Esta etapa pode envolver a busca por informações adicionais em fontes públicas para enriquecer o cadastro.
5. Análise de Crédito e Risco (Se Aplicável)
   1. Ação: Se a natureza do negócio exigir, as informações do cliente são enviadas ao setor de Crédito para avaliação de score, histórico financeiro e definição de limites de crédito. O setor de Compliance/Jurídico pode realizar verificações de background, listas restritivas e garantir a conformidade com regulamentos (ex: LGPD, PLD/FT).
   1. Responsável: Crédito / Compliance/Jurídico.
   1. Detalhes: O resultado desta análise (aprovação, reprovação ou necessidade de mais dados) é comunicado ao setor de Cadastro/Operações.
6. Decisão de Aprovação do Cadastro
   1. Ação: Com base nas análises de todas as áreas (Cadastro, Crédito, Compliance), a decisão final sobre a aprovação ou reprovação do cadastro é tomada. Para casos mais complexos ou de alto risco, pode ser necessária a aprovação de uma gerência ou diretoria.
   1. Responsável: Cadastro/Operações (ou Gerência/Diretoria para casos específicos).
   1. Detalhes: Uma política clara de aprovação deve estar em vigor, definindo os critérios para cada nível de decisão.
7. Comunicação ao Cliente e Ativação
   1. Ação:
      1. Se aprovado, o cliente é informado da aprovação e o cadastro é ativado no sistema, liberando-o para transacionar.
      1. Se reprovado, o cliente é notificado da decisão, seguindo as políticas de comunicação da empresa (com ou sem justificativa, dependendo do caso).
   1. Responsável: Comercial/Vendas (ou Cadastro/Operações).
8. Finalização e Início da Relação Comercial
   1. Ação: O cadastro está completo e o cliente pode iniciar sua jornada com a empresa.
   1. Responsável: Comercial/Vendas / Cadastro/Operações.

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Dicas para um Fluxo Eficiente:

• Digitalização: Sempre que possível, utilize formulários online e plataformas para envio de documentos, agilizando o processo e reduzindo erros.
• Automação: Ferramentas de CRM/ERP podem automatizar notificações, lembretes de documentos pendentes e até mesmo parte das análises.
• Política Clara: Tenha uma política de cadastro bem definida, que especifique os requisitos, os critérios de aprovação e os prazos.
• Treinamento: Garanta que todas as equipes envolvidas (Comercial, Cadastro, Crédito) estejam bem treinadas nos procedimentos e políticas.
• Segurança dos Dados: Priorize a segurança das informações do cliente, especialmente com a LGPD em mente.