A “Nota Fiscal Denegada” significa que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) não autorizou a emissão do documento fiscal eletrônico (NF-e) por ter identificado alguma irregularidade fiscal grave no cadastro do emitente (quem está emitindo a nota) ou do destinatário (quem está recebendo a nota).
Pontos importantes sobre a Nota Fiscal Denegada:
- Motivo Principal: A denegação geralmente ocorre por problemas na Inscrição Estadual (IE) do emitente ou do destinatário, como:
- Inscrição Estadual suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.
- Irregularidade fiscal ou pendência com o Fisco.
- Valor Fiscal: Uma NF-e denegada não tem valor fiscal, ou seja, não é válida para documentar a operação.
- Numeração Inutilizada: O número da NF-e denegada não pode ser reutilizado, cancelado ou inutilizado. Ele fica bloqueado no sistema da SEFAZ, devendo ser registrado com o status “Denegada” na contabilidade.
- Diferença de Rejeitada: É diferente de uma NF-e rejeitada, que ocorre por erros de preenchimento ou formato (como CNPJ inválido, erros de cálculo, etc.). No caso da rejeição, a nota não é gravada pela SEFAZ e o número pode ser corrigido e reenviado (ou o mesmo número pode ser usado em uma nova tentativa).
O que fazer quando uma Nota Fiscal é Denegada:
- Identificar o Erro: Consulte o portal da SEFAZ ou o sistema emissor para verificar o código do erro (geralmente 301, 302 ou 303) e qual parte está irregular (emitente ou destinatário).
- Regularizar a Pendência:
- Se o problema for com o Emitente: A empresa emissora precisa entrar em contato com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda do seu estado) ou procurar o seu contador para identificar e regularizar a pendência fiscal ou cadastral na Inscrição Estadual.
- Se o problema for com o Destinatário: O emitente deve informar o destinatário sobre a denegação e o motivo. O destinatário, por sua vez, deve regularizar sua situação junto à SEFAZ do seu estado.
- Emitir uma Nova Nota: Após a regularização da situação fiscal da parte envolvida, é necessário emitir uma nova NF-e com um novo número, pois a numeração da nota denegada não pode ser reutilizada.
- Armazenamento: A NF-e denegada deve ser registrada na contabilidade e armazenada pelo prazo legal (geralmente 5 anos mais o ano vigente).
- Cancelamento do Pedido de venda: após receber a sinalização do Uso denegado da nota fiscal, o usuário deverá efetuar o cancelamento do pedido, o mesmo não pode ser mais utilizado, e com o cancelamento do pedido, todo financeiro do mesmo será cancelado.
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