Aprovação Inicial de Cadastro e Renovação de Cadastro

Postado :

em :

Aqui está um fluxo detalhado, dividido em duas partes: Aprovação Inicial de Cadastro e Renovação de Cadastro, com os passos e as partes envolvidas:

Fluxo de Aprovação Inicial de Cadastro de Cliente

Este fluxo cobre desde o primeiro contato do cliente até a ativação do cadastro.

Partes Envolvidas:

  • Cliente: Fornece os dados e documentos.
  • Comercial/Vendas: Inicia o processo, coleta dados preliminares.
  • Cadastro/Operações: Responsável pela análise e input dos dados.
  • Crédito (se aplicável): Avalia a capacidade financeira do cliente.
  • Compliance/Jurídico (se aplicável): Verifica conformidade com regulamentações (ex: LGPD, PLD/FT).
  • Gerência/Diretoria (se aplicável): Aprovação final para casos de alto risco ou valor.

Etapas:

  1. Início – Solicitação de Cadastro:
    1. Ação: O cliente expressa interesse e o time Comercial/Vendas inicia o processo.
    1. Responsável: Comercial/Vendas.
    1. Detalhes: Coleta informações básicas (nome, contato, tipo de serviço/produto).
  2. Envio de Formulário e Documentação:
    1. Ação: Comercial/Vendas envia o formulário de cadastro completo e a lista de documentos necessários ao cliente.
    1. Responsável: Comercial/Vendas e Cliente.
    1. Detalhes: O cliente preenche o formulário e anexa os documentos (contrato social, CNPJ/CPF, comprovante de endereço, referências, etc.).
  3. Recebimento e Pré-Análise (Conferência de Documentos):
    1. Ação: O setor de Cadastro/Operações recebe o formulário e documentos, verificando se estão completos e legíveis.
    1. Responsável: Cadastro/Operações.
    1. Detalhes: Se faltar algo, o processo retorna ao cliente/Comercial para complementação.
  4. Análise de Dados e Compliance (Se Aplicável):
    1. Ação:
      1. Cadastro/Operações: Inputa os dados no sistema, verifica dados cadastrais básicos.
      1. Compliance/Jurídico: Realiza a verificação de background, listas restritivas (sanções), PLD/FT (Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo) e LGPD.
    1. Responsável: Cadastro/Operações e Compliance/Jurídico.
    1. Detalhes: Qualquer inconsistência ou alerta de compliance deve ser investigado.
  5. Análise de Crédito (Se Aplicável):
    1. Ação: O setor de Crédito avalia a saúde financeira do cliente, histórico de pagamento (se houver), score de crédito, etc.
    1. Responsável: Crédito.
    1. Detalhes: Define limites de crédito, prazos de pagamento ou outras condições comerciais.
  6. Decisão de Aprovação (Nível I):
    1. Ação: Com base nas análises de cadastro, compliance e crédito, o setor de Cadastro/Operações ou o gestor da área decide pela aprovação ou reprovação inicial.
    1. Responsável: Cadastro/Operações ou Gestor da área.
    1. Detalhes: Casos simples são aprovados aqui.
  7. Aprovação Superior (Nível II – Se Necessário):
    1. Ação: Para clientes de alto risco, alto valor, ou com alertas específicos, o processo segue para aprovação de Gerência ou Diretoria.
    1. Responsável: Gerência/Diretoria.
    1. Detalhes: Garante uma segunda camada de avaliação para casos estratégicos ou sensíveis.
  8. Comunicação da Decisão:
    1. Ação:
      1. Aprovado: O cliente é informado da aprovação e o cadastro é ativado no sistema.
      1. Reprovado: O cliente é informado da reprovação (com ou sem justificativa, dependendo da política da empresa).
    1. Responsável: Comercial/Vendas ou Cadastro/Operações.
  9. Ativação do Cadastro e Início da Relação:
    1. Ação: O cadastro é finalizado no sistema e o cliente está apto a transacionar.
    1. Responsável: Cadastro/Operações.

Fluxo de Renovação de Cadastro de Cliente

Este fluxo é essencial para garantir que as informações do cliente permaneçam atualizadas ao longo do tempo.

Partes Envolvidas:

  • Sistema (CRM/ERP): Para alertas e gestão de prazos.
  • Cadastro/Operações: Inicia o processo, solicita e analisa a documentação.
  • Comercial/Vendas: Interage com o cliente para solicitar as informações.
  • Cliente: Fornece as informações e documentos atualizados.
  • Compliance/Jurídico (se aplicável): Reavaliações de risco.
  • Crédito (se aplicável): Reavaliação de limites.

Etapas:

  1. Monitoramento e Alerta de Vencimento:
    1. Ação: O sistema (CRM/ERP) alerta automaticamente o setor de Cadastro/Operações e/ou Comercial sobre a proximidade do vencimento da data de atualização do cadastro (ex: 90, 60 ou 30 dias antes).
    1. Responsável: Sistema / Cadastro/Operações.
    1. Detalhes: Pode ser configurado para um período fixo (anual, bienal) ou baseado em critérios de risco.
  2. Início da Solicitação de Renovação:
    1. Ação: Cadastro/Operações ou Comercial/Vendas entra em contato com o cliente para iniciar o processo de renovação.
    1. Responsável: Cadastro/Operações / Comercial/Vendas.
    1. Detalhes: Envio de e-mail ou ligação informando sobre a necessidade de atualização e os documentos requeridos.
  3. Envio de Documentação Atualizada pelo Cliente:
    1. Ação: O cliente envia o formulário de atualização e/ou os documentos solicitados (ex: contrato social atualizado, comprovante de endereço, demonstrações financeiras).
    1. Responsável: Cliente.
  4. Recebimento e Pré-Análise (Conferência de Documentos):
    1. Ação: Cadastro/Operações recebe e verifica se a documentação está completa e legível.
    1. Responsável: Cadastro/Operações.
    1. Detalhes: Se houver pendências, solicita complementação ao cliente.
  5. Análise e Atualização Cadastral:
    1. Ação:
      1. Cadastro/Operações: Atualiza as informações no sistema.
      1. Compliance/Jurídico (se aplicável): Reavaliação de risco, busca em listas restritivas para garantir que o perfil do cliente não mudou significativamente.
      1. Crédito (se aplicável): Reavaliação do limite de crédito com base em novas informações financeiras.
    1. Responsável: Cadastro/Operações, Compliance/Jurídico, Crédito.
  6. Aprovação da Renovação:
    1. Ação: Após a análise, o setor responsável aprova a renovação do cadastro. Em casos de mudanças significativas no perfil de risco ou crédito, pode haver necessidade de aprovação de níveis superiores.
    1. Responsável: Cadastro/Operações ou níveis de aprovação superior (se necessário).
  7. Comunicação e Confirmação:
    1. Ação: O cliente é informado de que seu cadastro foi renovado e atualizado com sucesso.
    1. Responsável: Cadastro/Operações / Comercial/Vendas.
  8. Atualização no Sistema:
    1. Ação: A data da próxima renovação é atualizada no sistema.
    1. Responsável: Cadastro/Operações.

Pontos Importantes para Ambos os Fluxos:

  • Automação: Utilize sistemas (CRM, ERP, softwares de gestão de documentos) para automatizar alertas, envio de e-mails, e acompanhamento do status do processo.
  • Padronização: Crie formulários padronizados e listas de verificação para garantir que todas as informações e documentos sejam coletados de forma consistente.
  • Política de Retenção: Defina um prazo para arquivamento dos documentos e informações, conforme exigências legais e políticas internas.
  • Comunicação Clara: Mantenha o cliente sempre informado sobre o status do seu cadastro.
  • Tratamento de Exceções: Tenha um processo claro para lidar com clientes que não respondem, documentos incompletos ou casos de reprovação.

Este fluxo abrangente deve te ajudar a ter um processo de cadastro e renovação de clientes eficiente e seguro!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Categorias